Warum die Frage 2026 brennt
Make-or-Buy ist im Recruiting keine akademische Frage mehr. Sie kommt 2026 in fast jedem Erstgespräch, das ich mit einem Inhaber führe. Der Grund ist eine Zange: Auf der einen Seite der Fachkräftemangel, der die Suche schwerer und länger macht. Auf der anderen Seite fehlende interne Recruiting-Kapazität, gerade im Mittelstand und im Handwerk.
Die Zahl, die das auf den Punkt bringt: Auch heute noch hat in der Größenordnung von rund drei Viertel der KMU keine eigene Karriereseite, eine Erhebung nannte 76,9 Prozent. Das ist keine Frischdatenmessung aus diesem Quartal, aber die Größenordnung hält sich hartnäckig. Wer keine Karriereseite hat, hat in aller Regel auch keine HR-Abteilung, kein Recruiting-Marketing und niemanden, der Bewerber aktiv anspricht. Die Stelle bleibt offen, weil schlicht niemand im Haus die Zeit oder das Werkzeug dafür hat.
Gleichzeitig kostet jede Woche, in der die Stelle offen bleibt, echtes Geld. Im deutschen Mittelstand beziffert eine StepStone-Studie die Vakanzkosten auf rund 29.000 Euro pro unbesetzter Stelle. In der Logistik, wo ein nicht besetzter Arbeitsplatz direkt Deckungsbeitrag kostet, sind es nach KMU-Schätzungen rund 2.600 Euro pro Woche, also rund 33.000 Euro nach 90 Tagen. Diese Zahl ist der Bezugspunkt für die gesamte Entscheidung.
Kein Recruiting-Apparat
In der Größenordnung von rund drei Viertel der KMU haben keine eigene Karriereseite (eine Erhebung: 76,9 %). Meist auch keine HR-Kapazität für aktive Bewerbergewinnung.
Time-to-Hire zieht sich
Reine Bearbeitungszeit ab Erstkontakt rund 24 Arbeitstage (StepStone 2025). Die Gesamt-Vakanzdauer inklusive Vorlauf liegt breiter gemessen eher bei rund 70 Tagen.
Vakanzkosten laufen mit
Rund 29.000 Euro pro Stelle im Mittelstand (StepStone). In der Logistik rund 2.600 Euro pro Woche, also rund 33.000 Euro nach 90 Tagen. Der Bezugspunkt der Entscheidung.
Damit steht der Maßstab fest: Jeder Recruiting-Weg, der Sie deutlich unter diesen Vakanzkosten zu einem erfolgreichen Hire bringt, rechnet sich. Die Frage ist nicht, ob Recruiting Geld kostet, sondern welche der drei Optionen den günstigsten Hire über die volle Laufzeit liefert, gemessen am ehrlichen Cost-per-Hire und nicht am Listenpreis einzelner Maßnahmen.
Selbst machen: was es wirklich kostet
Der erste Reflex der meisten Inhaber: Recruiting kostet doch nur die Anzeige. Das stimmt für die sichtbaren Kosten, aber die sichtbaren Kosten sind der kleinere Teil der Rechnung.
Die sichtbaren Kosten
Eine Stellenanzeige bei den großen Job-Portalen liegt je nach Anbieter und Laufzeit zwischen 200 und 2.400 Euro pro Schaltung. Premium-Slots und Refresh-Optionen können das verdoppeln. Und selten reicht eine Anzeige: Bei gewerblichen Stellen brauchen Sie oft mehrere Schaltungen über Monate, bis genug passende Bewerbungen zusammenkommen.
Die versteckten Kosten, die niemand einrechnet
Hier wird es teuer. Erstens die Sichtungs- und Vorqualifizierungszeit. Jede eingehende Bewerbung muss jemand lesen, anrufen, einordnen, dokumentieren. Rechnen Sie 15 Minuten pro Vorqualifizierungs-Anruf plus Dokumentation. Bei 20 Bewerbungen sind das rund fünf Stunden pro Woche, die ein Inhaber oder eine Bürokraft aus dem Tagesgeschäft herausschneiden muss.
Zweitens ein möglicher interner Recruiter. Ein eigener Recruiter kostet in Deutschland 2026 rund 50.000 Euro brutto pro Jahr, die Spanne liegt etwa zwischen 40.000 und 65.000 Euro. Das sind Fixkosten, die jeden Monat laufen, egal ob gerade eine Stelle offen ist oder nicht.
Drittens, und das ist der größte Block: die Vakanzkosten, die parallel weiterlaufen, solange die Stelle offen ist. Rund 29.000 Euro pro Stelle im Mittelstand, in der Logistik rund 2.600 Euro pro Woche. Beim Selbermachen über Stellenbörsen liegt die Time-to-Hire bei gewerblichen Stellen branchenüblich bei fünf bis acht Monaten. In dieser Zeit verbrennt die offene Stelle Geld, das in keiner Anzeigenrechnung auftaucht.
Was beim Selbermachen funktioniert
Der stärkste Kanal beim Eigen-Recruiting ist die Mitarbeiterempfehlung. Sie ist qualitativ unschlagbar, weil der Empfohlene den Betrieb vorher kennt und entsprechend selten in der Probezeit abspringt. Eine Empfehlungsprämie von 500 bis 1.500 Euro je Hire ist die günstigste Recruiting-Rechnung am Markt. Der Haken: Empfehlung skaliert nicht. Ein 20-Mann-Betrieb produziert ein bis zwei Empfehlungen pro Jahr, mehr nicht. Das deckt natürliche Fluktuation, aber kein Wachstum.
Sinnvoll bei ein bis zwei Stellen pro Jahr, starkem eigenem Netzwerk und freier Zeit fürs Telefon. Die echte Rechnung sind nicht die Anzeigenpreise, sondern Sichtungszeit, mögliche Recruiter-Fixkosten und vor allem die Vakanzkosten, die parallel weiterlaufen.
Auslagern: die Modelle und was sie kosten
Auslagern ist nicht gleich auslagern. Es gibt zwei grundverschiedene Preismodelle, und der Unterschied entscheidet, ob sich die Sache für Sie rechnet.
Modell 1: Headhunter und Personalvermittlung (Provision)
Der klassische Buy-Weg. Ein Dienstleister sucht die Person und übergibt sie gegen Erfolgsprovision in Ihre Festanstellung. Der BDU nennt in seiner Honorarstudie einen Branchenschnitt von 27,8 Prozent vom Brutto-Jahresgehalt, die Spanne liegt bei 20 bis 35 Prozent. Bei einer Stelle mit 40.000 Euro Jahresgehalt sind das rund 11.120 Euro pro Hire, bei einer höher dotierten Position entsprechend mehr.
Die Logik dahinter: Die Provision skaliert mit dem Gehalt und mit jeder Einstellung nach oben. Je höher das Gehalt und je mehr Hires, desto teurer. Sie bekommen Geschwindigkeit und eine passende Einzelperson, aber keinen Kanal, keine laufende Pipeline und kein Onboarding obendrauf. Sinnvoll ist das bei einzelnen, hoch dotierten Spezialisten-Stellen, die schwer zu finden sind.
Modell 2: System-Recruiting-Agentur (Festpreis)
Das ist der Weg, den ich für KMU aufgebaut habe. Statt Provision ein Festpreis, der die Kosten vom Gehalt der gesuchten Person entkoppelt. Im Kern: mobile Anzeigen auf Facebook und Instagram, kurze Lead-Form direkt in der Plattform, telefonische Vorqualifizierung innerhalb von 24 Stunden, Übergabe an Sie nur mit qualifizierten Bewerbern.
Das 90-Tage-Fachkraftsystem kostet 3.500 Euro Setup einmalig pro Stelle plus 2.000 Euro pro Monat bei drei Monaten Mindestlaufzeit; das Werbebudget von rund 1.000 Euro pro Monat zahlen Sie direkt an die Plattform. Die komplette Kostenaufstellung und der Vergleich aller Modelle stehen im Recruiting-Kosten-Ratgeber.
Der entscheidende Vorteil gegenüber der Provision: Jeder weitere Hire senkt den durchschnittlichen Cost-per-Hire, statt ihn zu erhöhen. Genau das macht das Modell stark, sobald struktureller, wiederkehrender Bedarf an gewerblichen Fachkräften besteht.
Der ehrliche Beweis: zwei Cases mit echten Zahlen
An dieser Stelle bin ich offen: Beide Cases, die ich gleich zeige, stammen aus der Logistik. Es sind die Branchen, in denen ich die meisten dokumentierten Kampagnen habe. Das System dahinter ist identisch übertragbar auf Industrie, Handwerk und Mittelstand, aber ich erfinde Ihnen keinen Handwerks-Case mit Zahlen, den es nicht gibt. Was Sie hier sehen, sind reale Werbekonten aus unseren Logistik- und Industrie-Kampagnen, keine Schätzung, keine Hochrechnung.
Case 1: Ahnefeld Logistik (Minden plus Geo-Test Heilbronn, März bis Mai 2026)
Mittelständische Spedition. Gewerbliche Fahrer-Stellen, Gehalt branchenüblich plus Spesen. Vier Sub-Kampagnen über zwei Monate, davon ein Geo-Test in Heilbronn.
- 280 Bewerbungen aus Meta Instant Forms
- 2.632,64 Euro Werbebudget gesamt (68 Tage)
- Cost-per-Lead: 9,40 Euro
- 4 Einstellungen über die Laufzeit
- Cost-per-Hire: 658 Euro
Case 2: LGI Logistics (Buxtehude, Februar bis April 2026)
Spezialisierte Stelle mit hohen Anforderungen, Gehalt über dem Branchenschnitt.
Ergebnis Monat 1, isoliert betrachtet:
- 47 Leads aus der Werbung
- 950,71 Euro Werbebudget
- Cost-per-Lead: 20,23 Euro
- 2 Einstellungen
- Cost-per-Hire: 475 Euro
Über die gesamte Funnel-Strecke seit Kampagnen-Start:
- 53 Bewerbungen
- 27 telefonisch qualifiziert (51 Prozent Quali-Rate)
- 11 Vorstellungsgespräche bestätigt
- 2 Einstellungen
Was die zwei Cases gemeinsam beweisen: Der Cost-per-Hire bewegt sich zwischen 475 und 658 Euro, bei einem Cost-per-Lead von 9,40 bis 20 Euro. Beide Cases nutzen das gleiche Setup-Schema (Meta Instant Forms plus telefonische Vorqualifizierung innerhalb von 24 Stunden) über zwei separate Werbekonten. Gleiches System, andere Branche oder Stelle. Anders ausgedrückt: Reproduzierbarkeit ist belegt, nicht behauptet.
Vergleichen Sie 475 bis 658 Euro Cost-per-Hire mit einer typischen Provision von 11.000 Euro und mehr. Pro Hire bleibt ein fünfstelliger Unterschied. Bei vier Hires wie bei Ahnefeld summiert sich das schnell auf eine Größenordnung, für die ein Mittelständler ernsthaft plant. Bei gleicher Qualität, mit Bewerber-Garantie obendrauf: 15 qualifizierte Bewerber in 90 Tagen, sonst läuft die Kampagne unbefristet weiter; kündigt ein eingestellter Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen, gibt es eine kostenfreie Nachbesetzung.
Direkter Vergleich der Optionen
Die nackten Eckdaten nebeneinander, ergänzt um die Hybrid-Variante (extern aufbauen, danach inhouse betreiben). Damit Sie für Ihren Bedarf entscheiden können, welcher Weg überhaupt in Frage kommt.
Selbst machen
Sinnvoll bei ein bis zwei Hires pro Jahr und starkem Netzwerk. Versteckte Kosten (Zeit, Vakanzkosten) machen es bei Volumen oft teurer als gedacht.
Headhunter
Schnellste Lösung für eine einzelne, hoch dotierte Schlüsselrolle. Hoher Stückpreis über Provision, baut keinen Kanal auf.
System-Recruiting-Agentur
Festpreis statt Provision plus telefonische Vorqualifizierung. Wiederholbarer Kanal, gemessener Cost-per-Hire im niedrigen dreistelligen Bereich.
Hybrid
Externer Partner baut Kampagne und Pipeline auf, danach Übergabe in den Inhouse-Betrieb. Sinnvoll ab hohem, dauerhaftem Volumen mit eigener HR-Kapazität.
Wann selbst, wann auslagern, wann hybrid
Jetzt die konkrete Entscheidungshilfe. Keine pauschale Empfehlung, sondern klare Kriterien. Ehrlich auch dort, wo Auslagern nicht die richtige Antwort ist.
Wann Selbermachen richtig ist
Wenn Sie nur ein bis zwei Stellen pro Jahr besetzen und ein starkes eigenes Netzwerk haben, ist Mitarbeiterempfehlung oft der billigste und beste Weg. Wenn Sie ohnehin HR-Kapazität und Marketing-Kompetenz im Haus haben, kann der interne Weg wirtschaftlicher sein. Und wenn das eigentliche Problem nicht der Kanal ist, sondern ein objektiv unattraktives Angebot (Gehalt, Arbeitszeiten, Bedingungen), dann löst auch keine Agentur das. In dem Fall muss zuerst das Angebot stimmen, sonst verbrennen Sie nur extern Geld.
Wann Auslagern richtig ist
Wenn struktureller, wiederkehrender Bedarf an gewerblichen Fachkräften besteht und Ihnen Zeit oder Recruiting-Kompetenz fehlen. Wenn Sie keine eigene Karriereseite, keinen Bewerber-Kanal und niemanden haben, der innerhalb von 24 Stunden professionell vorqualifiziert. Den Aufbau dieses Apparats intern stemmen Sie nur über Monate, ein Partner bringt ihn fertig mit. Innerhalb des Auslagerns gilt: Headhunter-Provision für einzelne, hoch dotierte Stellen; Festpreis-System für laufenden Bedarf an gewerblichen Fachkräften, weil dort jeder weitere Hire den Cost-per-Hire senkt.
Wann Hybrid richtig ist
Wenn Sie dauerhaft hohes Volumen haben, grob ab acht und mehr Einstellungen pro Jahr, und gleichzeitig die interne HR-Kapazität, um einen Kanal selbst zu betreiben. Dann lohnt es sich, den Kanal extern aufbauen zu lassen (zum Beispiel als schlüsselfertiges System) und danach in den Inhouse-Betrieb zu übernehmen. Das Setup ist ein einmaliges Investment, die laufenden Kosten gehen anschließend gegen Null, aber Sie brauchen die eigene Betriebs-Kompetenz, um das zu halten.
Ein bis zwei Hires pro Jahr plus starkes Netzwerk: selbst machen. Struktureller, wiederkehrender Bedarf ohne interne Kapazität: auslagern. Hohes Dauervolumen plus eigene HR-Kompetenz: hybrid, also extern aufbauen und dann übernehmen. Entscheidend ist immer der ehrliche Cost-per-Hire über die volle Laufzeit, nicht der Listenpreis einzelner Maßnahmen.
Was vor jeder Auslagerungs-Entscheidung geklärt sein muss
Bevor Sie sich für einen Weg entscheiden, gibt es vier Dinge zu klären. Ohne diese Klärung verbrennen Sie Geld, egal ob intern oder extern. Diese vier Fragen stelle ich jedem Inhaber im Machbarkeits-Check.
Ist die Stelle attraktiv?
Gehalt, Arbeitszeiten, Bedingungen marktfähig? Wenn das Angebot objektiv schwach ist, löst keine Agentur das. Dann muss zuerst die Stelle stimmen.
Wie viel Volumen pro Jahr?
Ein bis zwei Hires sprechen fürs Selbermachen, struktureller Bedarf fürs Auslagern, hohes Dauervolumen für hybrid. Das Volumen entscheidet das Modell.
Interne Telefon-Kapazität?
15 Minuten pro Vorqualifizierungs-Anruf plus Doku. Bei 20 Bewerbungen 5 Stunden pro Woche. Wer drei Tage später anruft, verliert den Bewerber.
Datenschutz und AVV?
Wer Bewerber-Daten über einen externen Partner sammelt, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Verantwortliche Stelle bleiben Sie als Auftraggeber.
Ist Ihre Stelle objektiv attraktiv?
Das ist die unbequemste Frage und die wichtigste. Sind Gehalt, Arbeitszeiten und Bedingungen marktfähig im Vergleich zu Wettbewerbern in Ihrem Umkreis? Wenn die Stelle objektiv im unteren Drittel liegt, bringt kein Recruiting-Weg nachhaltige Bewerbungen. Dann brauchen Sie entweder ein Differenzierungs-Argument oder Sie passen die Stelle an. Eine Agentur, die Ihnen verspricht, das auch ohne attraktives Angebot zu lösen, verkauft Ihnen heiße Luft.
Wie viele Stellen besetzen Sie pro Jahr?
Das Volumen entscheidet über das Modell. Ein bis zwei Hires pro Jahr plus starkes Netzwerk: selbst machen. Struktureller, wiederkehrender Bedarf ohne interne Kapazität: auslagern. Hohes Dauervolumen plus eigene HR-Kompetenz: hybrid. Wer das ehrlich beziffert, beantwortet die Make-or-Buy-Frage zur Hälfte schon selbst.
Haben Sie interne Telefon-Kapazität?
Wer ruft die Bewerber an, innerhalb welcher Frist, wer dokumentiert die Gespräche? Bei einem System-Recruiting-Partner übernimmt das die Vorqualifizierung. Beim Selbermachen müssen Sie es stemmen. Rechnen Sie 15 Minuten pro Anruf plus Dokumentation. Bei 20 Bewerbungen sind das rund fünf Stunden pro Woche, die jemand verlässlich freischaufeln muss. Wer drei Tage später anruft, verliert den Bewerber an den nächsten Arbeitgeber.
Sind Datenschutz und AVV geklärt?
Sobald Sie Recruiting auslagern und ein externer Partner Bewerber-Daten verarbeitet, brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit diesem Anbieter. Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO bleiben Sie als Auftraggeber. Bei einem seriösen Partner ist das im Standard-Setup enthalten. Prüfen Sie es trotzdem aktiv, bevor der erste Lead fließt.
Wer sich diese vier Fragen nicht stellt, verbrennt jedes Recruiting-Budget, egal ob intern oder extern. Der Weg ist die Hälfte der Rechnung. Die andere Hälfte ist die Stelle selbst, Ihr Volumen und Ihre Prozesse drum herum.
Recruiting, Personalvermittlung oder Zeitarbeit: wo ist der Unterschied?
Drei Begriffe, die im Alltag oft durcheinandergehen. Wer über Auslagern nachdenkt, sollte den Unterschied kennen, weil er über Kosten, Bindung und Qualität entscheidet.
Recruiting (eigener Kanal)
Ein Partner baut Ihnen einen eigenen Bewerber-Kanal auf. Die Kandidaten bewerben sich bei Ihnen, werden bei Ihnen fest angestellt und gehören zu Ihrem Stamm. Sie zahlen für den Aufbau des Kanals plus Werbebudget, nicht pro Kopf. Vorteil: langfristige Bindung, niedriger Cost-per-Hire (in den dokumentierten Cases 475 bis 658 Euro). Sinnvoll, wenn Sie strukturell Personal aufbauen wollen. So arbeite ich.
Personalvermittlung
Ein Dienstleister sucht eine Person und übergibt sie gegen Provision in Ihre Festanstellung. Sie zahlen einmalig pro vermitteltem Mitarbeiter, oft 20 bis 35 Prozent vom Jahresgehalt oder eine feste Pauschale. Die Person ist danach Ihr Mitarbeiter. Sinnvoll bei einer einzelnen, schwer besetzbaren Stelle. Teurer pro Kopf, baut aber keinen wiederkehrenden Kanal. Mehr dazu im Ratgeber Personalbeschaffung extern.
Zeitarbeit (Arbeitnehmerüberlassung)
Die Person bleibt beim Zeitarbeitsunternehmen angestellt und wird Ihnen überlassen. Sie zahlen einen Stundensatz, der über dem direkten Lohn liegt. Vorteil: schnell verfügbar, flexibel bei Auftragsspitzen, kein Kündigungsrisiko. Nachteil: dauerhaft teuer, die Person gehört nicht zu Ihrem Stamm und kann abgezogen werden. Sinnvoll zur Überbrückung, nicht als Dauerlösung gegen den strukturellen Fachkräftemangel.
Zeitarbeit überbrückt, Personalvermittlung besetzt eine einzelne Stelle teuer, Recruiting baut einen eigenen Kanal für wiederkehrenden Bedarf. Wenn Sie regelmäßig einstellen, ist der eigene Kanal langfristig der günstigste Weg. Welcher davon für Ihren Betrieb passt, klären wir im Machbarkeits-Check. Wie eine Agentur konkret arbeitet, steht unter Recruiting-Agentur.